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电子邮件能否作证据?
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1.王某是一家广告公司的销售主管,由于在一笔销售提成款的问题上与公司产生分歧,她一气之下于2009年4月20日向公司发送了一封电子邮件,其中写明:“我决定今天辞职,希望公司可以安排交接人员于5月19日前将我的工作交接完毕。”人力资源部门于5月10日向王某作出同意其辞职的答复。王某十分意外,本以为公司会挽留她,没想到公司竟然同意了自己的辞职请求。王某离开公司后,感觉十分懊恼,于是,于6月10日向当地劳动争议仲裁委员会提出仲裁申请,要求公司恢复她的职务,继续履行原劳动合同。

2.张某是一家公司的出纳,2008年11月,张某发现自己怀孕,经过检查,医生告诉张某由于其身体较弱,所以要注意保胎休息。之后张某经常请假,给工作造成了很大影响。2009年1月13日,张某在家休息期间,公司人力资源经理向其邮箱发出了一封电子邮件,内容是“鉴于你2008年11月以来,多次请假,且擅自超假不归,已经严重违反了公司的规章制度,公司通知你,即日起解除与你的劳动合同,请你尽快到公司办理离职手续。”之后,张某未作出任何回复,也再未去公司。2009年11月,张某向当地劳动争议仲裁委员会提起仲裁,要求公司支付其2009年1月-11月的工资及报销生育费用。

审理结果

案例1,庭审过程中,公司提交了那封署名王某的辞职电子邮件,并出示了对该电子邮件的公证书。但王某否认其向公司提交过任何辞职申请,而且对于公司提交的电子邮件的真实性不予认可,因此,不同意公司作出的解除劳动关系的决定。
劳动争议仲裁委员会对电子邮件进行认证后认为,从常理看,只有电子邮件持有者本人才能使用其邮箱地址,尽管在技术上存在冒名顶替的可能性,但综合王某在接到公司同意辞职的电子邮件后,即不再上班等相关证据,可以认定王某确实向公司发出了辞职申请。因此,仲裁委员会最终裁决驳回了王某的申诉请求。

案例2,庭审过程中,公司提交了1月13日向张某发出的解除劳动关系的电子邮件,并出示了对该电子邮件的公证书。但张某表示,怀孕后其从不使用电脑和上网,所以从未收到过公司发出的任何电子邮件,因此,双方劳动关系仍然存续,公司应当支付工资和生育保险待遇。
劳动争议仲裁委员会经审理认为,由于公司通过电子邮件形式发出解除通知,无法证明张某确实收到该邮件并了解了相关内容,因此,仲裁委员会认定公司的解除决定并未送达劳动者,双方劳动关系未依法解除,鉴于张某未实际提供劳动,裁决公司按当地月最低工资标准的80%向其支付2009年1月-6月的待岗工资,按其原工资标准支付7月-11月的产假工资,以及按相关规定支付生育费用。


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同样是以电子邮件形式解除劳动合同,一个是劳动者单方解除,一个是用人单位单方解除;一个企业胜诉,一个企业败诉;一个肯定了电子邮件的证明力,一个否定了电子邮件的证明力。

虽然两个案子具体案情有所差别,但我们还是不难看出,电子邮件能否作为证据以及其证明效力到底有多大,是不能一概而论的。由于电子邮件具有易被人为破坏、伪造和篡改等缺陷,因此,在作为证据使用时,其“客观性”受到了很大的挑战。目前实务中,仲裁委员会或法院会根据具体案情不同程度地采纳电子邮件证据,但一般需满足2个条件:一是,已经通过技术手段获取,或者通过公证机关对电子邮件内容及源代码等进行公证取证;二是,相关案件事实除电子邮件证据外,还有其他证据来佐证,并能形成完整的证据链。

科技的发展给HR的日常工作带来了便捷,但同时也给证据的固定和收集带来了困难,因此,从避免争议和法律风险的角度出发,我们还是建议企业HR对通过电子邮件与员工沟通确认的内容务必再以书面形式固定下来,并要求员工签字确认。尤其是对事关变更或解除劳动合同等重要事项的电子邮件,切不可图一时方便而给将来留下隐患。

HR应对

1.劳动争议案件中,企业HR必须在举证期限内举证,所有的证据都应当按法律要求的形式提交。如果举证确实存在困难的,应及时向法院作出说明,申请延期举证或由法院调取证据。
2.劳动争议案件中,企业HR应根据案情准备相应的证据,各项证据力求做到环环相扣,形成一条完整的证据链,以达到自己的证明目的,切忌举出与证明目的无关甚至自相矛盾的证据。
3.企业HR在日常工作中应树立起证据意识,需要送达劳动者的各种决定或通知务必以书面形式作出,并请其本人签收,各种文件的归档和存放应规范有序,这样才能在发生争议时从容面对。
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